Преимущества использования апостиля

Жизненная ситуация

Физическое лицо переезжает в другую страну с целью работы вместе с семьей. В этой стране (стране назначения) для целей получения визы с правом трудоустройства (презюмируем, что она обязательна для данного физического лица), самого трудоустройства, устройства детей в школу или детский сад требуются признаваемые в данной стране назначения:

• Свидетельства о рождении на несовершеннолетних детей,
• Свидетельство о браке,
• Диплом о высшем профессиональном образовании,
• Справка об отсутствии судимости.

Сценарий без апостиля

В рамках сценария, при котором одна из стран (страна, в которой выданы документы и страна назначения) или обе не присоединились к “Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов”¹ (далее – Гаагская конвенция) применяется консульская легализация как способ удостоверения документов иностранного государства.

Ее общая логика сводится к тому, что чтобы ранее упомянутые документы были признаны в стране назначения (признавались эквивалентными документам страны назначения, порождали юридические последствия), данные документы следует удостоверить (легализовать) в консульстве страны назначения, причем само консульство, которое эти документы удостоверяет, должно находится в стране, выдавшей эти документы².

Например, Консульский устав Российской Федерации описывает это условие следующим образом:

Консульское должностное лицо легализует составленные с участием должностных лиц компетентных органов государства пребывания или от них исходящие официальные документы, которые предназначены для представления на территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено международными договорами, участниками которых являются Российская Федерация и государство пребывания³.

Предварительным условием является также нотариальный перевод таких документов на язык страны назначения⁴.

Схематично порядок консульской легализации выглядит следующим образом:

Сценарий с апостилем

Когда в обеих странах ратифицирована Гаагская конвенция, удостоверение перечисленных выше документов не требует консульской легализации. Вместо нее используется апостиль или, проще говоря, особая удостоверяющая надпись, которая проставляется государственными органами страны, выдавшей перечисленные выше документы, обеспечивая легализацию данных документов для страны назначения.

Апостиль, проставляемый российскими государственными органами, выглядит следующим образом:

Апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом. Он может быть составлен на официальном языке выдающего его органа. Имеющиеся в нем пункты могут быть также изложены на втором языке. Заголовок “Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)” должен быть дан на французском языке⁵.

Пожалуй, любопытным является то, что Гаагская конвенция дает достаточно большую гибкость при определении государственных органов, которые могут апостиль проставлять:

Каждое договаривающееся государство назначает, с учетом их официальных функций, те органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля, предусмотренного в первом абзаце статьи 3.

Оно уведомляет об этом назначении Министерство иностранных дел Нидерландов в момент сдачи на хранение своей ратификационной грамоты или грамоты о присоединении, или заявления о распространении действия. Оно уведомляет Министерство также о любом изменении в назначении этих органов.⁶

Рассмотрим ниже для сравнения на примере Германии (Нижняя Саксония) и России (обе страны присоединились к Гаагской конвенции).

Апостиль в Германии (федеральная земля Нижняя Саксония)

В федеральной земле Нижняя Саксония следующие органы вправе проставлять апостиль⁷:

1. Окружной суд Ганновера (Landgericht Hannover) проставляет апостиль на:
   • Нотариальные документы (например, доверенности, договоры), составленные исключительно нотариусами, зарегистрированными в округах определенных участковых судов (Amtsgerichte);
   • судебные документы, выданные:
     • самим Окружным судом Ганновера (Landgericht Hannover),
     • вышеуказанными участковыми судами (например, свидетельства о праве на наследство, решения о разводе, выписки из торгового реестра),
     • а также специализированными судами в Ганновере (Fachgerichte, например, трудовой, административный, социальный и финансовый суды),
     • и прокуратурой Ганновера (Staatsanwaltschaft Hannover).
   • Переводы вышеназванных документов, выполненные присяжными переводчиками (beeidigte Übersetzer*innen), принесшими присягу при Окружном суде Ганновера.
2. Участковый суд Ганновера (Amtsgericht Hannover) проставляет апостиль на:
   • Судебные решения, постановления, выписки из торгового реестра и прочие документы, выданные непосредственно Участковым судом Ганновера.
3. Полицейское управление Ганновера (Polizeidirektion Hannover) проставляет апостиль на:
   • Акты гражданского состояния: свидетельства о браке, рождении и смерти;
   • Справки о регистрации по месту жительства, пребывания, холостом статусе;
   • Сертификаты Государственной инспекции труда (Gewerbeaufsichtsamt);
   • Экспортные сертификаты Земельного управления по защите прав потребителей Нижней Саксонии (Nds. Landesamt für Verbraucherschutz);
   • Справки о статусе налогового резидента, выданные налоговыми органами;
   • Дипломы о высшем образовании;
   • Аттестаты о среднем образовании;
   • Переводы всех вышеуказанных документов, выполненные присяжными переводчиками, принесшими присягу в Landgericht Hannover.
4. Федеральное управление по иностранным делам (Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten — BfAA) проставляет апостиль на:
   • документы, выданные федеральными органами власти, включая:
     • Справки о несудимости (Führungszeugnisse).

Апостиль в России

В России порядок проставления апостиля определен в ФЗ “О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации”⁸.

Во исполнение данного закона Правительством РФ определен перечен государственных органов, уполномоченных проставлять апостиль⁹:

1. Министерство внутренних дел Российской Федерации –
   • на выданных органами внутренних дел Российской Федерации справках о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования, архивных документах (архивные справки, выписки или копии документов) и справках о реабилитации.
2. Министерство обороны Российской Федерации –
   • на официальных архивных документах о военной службе (работе) в Вооруженных Силах Российской Федерации, Вооруженных Силах Союза ССР и Объединенных Вооруженных Силах Содружества Независимых Государств, выдаваемых в Российской Федерации.
3. Генеральная прокуратура Российской Федерации –
   • на документах, выданных органами прокуратуры, документах, направляемых в иностранные государства в рамках международных договоров Российской Федерации и на основе принципа взаимности.
4. Федеральное архивное агентство –
   • на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных федеральными органами государственной власти (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами) и федеральными государственными архивами.
5. Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела –
   • на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории данного субъекта Российской Федерации (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).
6. Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в компетенцию которых входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния, –
   • на официальных документах, выданных компетентными органами в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия.
7. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие переданные полномочия Российской Федерации по подтверждению документов об образовании и (или) о квалификации и документов об ученых степенях, ученых званиях, –
   • на документах об образовании и (или) о квалификации и на документах об ученых степенях, ученых званиях.
8. Министерство юстиции Российской Федерации –
   • на российских официальных документах, указанных в статье 5 Федерального закона “О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации”, проставление апостиля на которых не относится к полномочиям компетентных органов, указанных в пунктах 1 – 7 настоящего перечня.

⚠️ Важно: Из приведенного перечня органов как в России, так и в Германии становится понятно, что применять аналогию при установлении государственного органа, ответственного за проставление апостиля в той или иной стране, не получится. Следует внимательно изучать порядок проставления апостиля в стране, выдавшей соответствующий документ, подлежащий легализации.

Обобщая порядок проставления апостиля, его можно представить в виде следующей схемы:

Следует отметить, что, например, в России иностранный апостиль недостаточно перевести – перевод должен быть нотариально удостоверен, а вот в Германии перевод иностранного апостиля присяжным переводчиком достаточен (нотариального удостоверения перевод не требует).

Вывод

В приведенной в начале моего поста жизненной ситуации важно убедиться в том, что страна происхождения документов и страна назначения находятся в числе стран, ратифицировавших Гаагскую конвенцию. Это позволит существенно сократить время на легализацию документов для страны назначения, поскольку фактически снимает необходимость на обращение за такой легализацией к консульствам страны назначения, расположенным в стране происхождения документов.

📌 Лучше всего уточнить актуальные требования к документам (включая требования по их легализации) на сайтах консульств страны назначения.

1. Заключена в г. Гааге 05.10.1961, вступила в силу для России 31.05.1992. ↩︎
2. См. например, п. 1 ст. 27 ФЗ от 05.07.2010 № 154-ФЗ “Консульский устав Российской Федерации”; ст. 5 ФЗ от 22.06.2024 № 145-ФЗ “О легализации российских и иностранных официальных документов и об истребовании личных документов”. ↩︎
3. П. 2 ст. 27 ФЗ от 05.07.2010 № 154-ФЗ “Консульский устав Российской Федерации”. ↩︎
4. См. например, п. 4 ст. 27 ФЗ от 05.07.2010 № 154-ФЗ “Консульский устав Российской Федерации”. ↩︎
5. Ст. 4 Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (Заключена в г. Гааге 05.10.1961). ↩︎
6. Ст. 6 там же. ↩︎
7. https://www.landgericht-hannover.niedersachsen.de/startseite/informationen_und_download/apostillen_und_legalisationen/apostillen-und-legalisation-58759.html ↩︎
8. Федеральный закон от 28.11.2015 № 330-ФЗ “О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации”. ↩︎
9. Постановление Правительства РФ от 30.05.2016 № 479 “О компетентных органах, уполномоченных на проставление апостиля в Российской Федерации”. ↩︎